Блог

Чому CiviCRM від Agiliway для волонтерського руху – це саме те, що треба

Зазвичай, періоди найстрімкішого розвитку волонтерського руху припадають на важкі часи кризових ситуацій чи внутрішньодержавних загострень. Україна не виняток – в 2014 році, під час Революції Гідності суспільне об’єднання та взаємодопомога сягнули небачених раніше масштабів. Були створені чіткі та прозорі механізми управління, а також внесені необхідні зміни до законодавства, що допомогло якнайкраще врегулювати діяльність неприбуткових організацій. 

Звичайно, Україна досі залишається тією молодою країною на міжнародній європейській арені, що прагне розвиватись і швидко удосконалюється. Зокрема, пріоритетність політики цифрової трансформації уже знайшла відгук у суспільстві – перший в світі електронний паспорт став не тільки предметом гордості, але й зручним доповненням. Те ж саме зараз відбувається з волонтерством, що з кожним днем впевненіше крокує до світлого майбутнього.

Здавалося б, в реаліях війни складніше прийти до консенсусу в плані розбудови нового технологічного простору, адже велика частина компетентних кадрів бере участь в бойових діях чи займається допомогою побратимам. В умовах постійних обстрілів, відсутності домівки, нервового виснаження, часом, важко знайти мотивацію працювати. Саме тому будь-які зміни, які автоматизують довгі процеси й полегшують взаємодію з людьми чи продуктами стають як ніколи затребуваними. Віртуальне волонтерство перетворюється в одну із надважливих функцій корпоративної соціальної відповідальності (з англ. corporate social responsibility, CSR), тобто практики спонсорування, розробки та реалізації деяких напрямків діяльності малим, середнім та великим бізнесом. Проте, невпорядкована, хаотична діяльність може зашкодити репутації бренду. 

Щоб будь-яка корисна ініціатива була почута й побачена, компанія Agiliway ще у далекому 2017 імплементувала й удосконалила унікальне розширення на основі CiviCRM. Більшість підприємств використовують подібну систему в розрізі бізнес-ландшафту, проте в цілях благочинності CiviCRM від Agiliway застосовується вперше на українському ринку. Так звична для всіх платформа набула яскравіших барв, адже стала більш функціональним й зручним ресурсом, аніж її попередник. Тепер некомерційні організації можуть отримувати допомогу, розподіляти ресурси й керувати потоком коштів, користуючись лише одним додатком – CiViMobile. Отже, чим зручна ця програма і для кого вона підходить? Розбираємось!

Що таке CiViCRM і чи є альтернативи?

CiViCRM це програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом, призначене для використання некомерційними організаціями чи громадським сектором по всьому світу, й в Україні, зокрема. Ліцензоване GNU AGPL v3, воно має широкий функціонал й дозволяє реалізувати будь-які амбіції пов’язані з намаганням покращити життя суспільства, задовольнити потребу чи вирішити проблему. 

CiViCRM дозволяє створювати базу контактів, завдяки чому координатор може надавати підтримку різним людям в залежності від їхніх запитів, а також управляти діяльністю волонтерів. Систему можна інтегрувати в Drupal, WordPress чи Joomla, щоб, наприклад, приймати пожертви або створювати якісь події. Загалом, функціонал бездоганно працює на різних платформах й девайсах, що також значно полегшує дистанційне управління проєктами. 

На сьогоднішній день існує безліч альтернатив CiViCRM, проте на теренах України та європейських держав вони залишаються незатребуваними. До прикладу, статистика використання Little Green Light свідчить про його популярність в США, Канаді й Австралії. Незважаючи на високий рейтинг серед подібних застосунків, він не завоював популярності на європейському ринку, в тому числі, в Україні. Така ж ситуація з іншими гідними програмами, як наприклад, Bloomerang чи G2 Deals, до яких український користувач залишається нечутливим.

Принцип роботи CiViCRM

Небайдужі об’єднуються й допомагають нужденним. Зокрема, волонтерські організації покривають ряд галузей, допомагаючи державі подолати кризові стани. В новітній Україні вони надають потужну підтримку армії й територіальній обороні, просувають донорські програми, займаються пошуком людей й усиновленням, забезпечують громади їжею, ліками, речами першої необхідності, допомагають одиноким й людям похилого віку, рятують тварин. Саме волонтери готові ділитись своїм професійним досвідом: психологи, лікарі, швейні підприємства й багато інших дарують людям не тільки  речі, але й мотивацію жити. Сьогодні некомерційна діяльність стала китом, на якому тримаються громадське самоврядування й державний апарат. Вона врегульована й прозора, що збільшує рівень довіри населення й приваблює потенційних інвесторів.

Для одночасного управління великою кількістю операцій, куратору й членам команди варто автоматизувати ряд процесів. CiViCRM і його широкий функціонал стане в нагоді кожній такій організації. Оскільки ця система має відкритий код, вона може публічно доповнюватись й виправлятись. Розробники компанії Agiliway створили розширення до CiViCRM, такі як CiviCalendar та CiViMobile. Зокрема, перший візуалізує заплановані завдання та події, тоді як другий дозволяє користувачам безпечне й високошвидкісне підключення до CiviCRM зі смартфону. 

CiViMobile спрощує доступ до даних, що надає користувачам ще більше гнучкості й свободи в роботі з системою. Інформаційна панель, або дашборд, передбачає зручний звіт й наглядно показує інформацію про внески, кейси чи деталі членства в організації. 

Отже, першою перевагою CiViCRM є можливість створення й розсилання листів усім контактам, що знаходяться в базі даних. Це зручніше, аніж власноруч вводити поштову скриньку, копіювати тему й вставляти текст повідомлення. До прикладу, ви можете помістити список речей, які необхідно знайти, у поле листування й відправити усім своїм контактам чи вибраним групам людей. Швидко й зручно!

Також досить зручно створити шаблон листа й вносити туди лише змінні величини. Ось як це виглядає на практиці:

Цікавою функцією є можливість організації кампаній, наприклад, по допомозі людям. Ви можете створити оголошення щодо збору книг українською для діток, які під час воєнного стану вимушено знаходяться за кордоном, і це обов’язково побачать потенційні інвестори.

Проте результат будь-якої діяльності неможливо відслідкувати без детального звіту. Його можна згенерувати за допомогою CiviCRM.

До того ж, для більшої зручності кожен із звітів належить до певної категорії. Наприклад, адміністратор запису може відслідковувати кількість учасників чи зосередитись на аналізі подій. 

До речі, програма передбачає створення подій з онлайн-реєстрацією, що значно збільшує ймовірність відвідин більшою частиною команди. Випікайте разом пряники й передавайте їх до лав ЗСУ, навчіться надавати першу медичну допомогу, стріляйте разом з воїнами, чи координуйте акції протесту – все це можна легко й безпечно організувати за декілька кліків. 

Як і у випадку листування, ви завжди можете створити надійний шаблон події й вносити лише змінні значення. 

Проглянути заплановані події згідно з графіком можна, застосувавши відповідний фільтр й обравши вкладку “Всі події”, а отримати більше деталей – клікнувши на відповідний допис. 

Якщо окремий захід потребує присутності деяких членів команди чи інвесторів, скористайтесь електронними квитками. QR-код події й іменне запрошення стануть чудовим приводом для офіційної зустрічі представників волонтерського руху.

Починаючи співпрацю з новою людиною, важливо пам’ятати деталі про неї. До прикладу, чи дозволяє їй графік працювати в суботу, чи вона може прийти лише у певні дні й години. Поповніть нотатки важливою інформацією про контакт й ви точно не заплутаєтесь. До речі, в одному зі своїх  інтерв’ю, Сергій Притула, засновник однойменного благодійного фонду, розповідав про складнощі координації людьми.

Ви звісно, можете проглянути дані своєї “телефонної книги” й полегшити управління базою даних, створивши групи контактів, об’єднаних спільною метою. Наприклад, людей, які мають змогу транспортувати товари чи дати в тимчасове користування власне авто варто віднести до однієї групи, що значно пришвидшить опрацювання заявок й прибуття на місце водіїв.

До речі, швидко знайти потрібну людину чи категорію можна за допомогою тегів: тут все працює як в Інстаграмі. Вводите тег, наприклад, #потрібно, #потреби_зсу, #їжа, #тро, клікаєте на потрібний й ви уже можете оперувати даними, не затримуючись на перегляді всієї бази чи згадуючи хто чим займається. 

Щоб зрозуміти попит, варто скористатись опитувальником. Створіть новий чи застосуйте уже готові шаблони – це дасть можливість з’ясувати нагальну потребу в чомусь й швидко зреагувати.

Як і в будь-якій соцмережі, учасники організації можуть призначати зустрічі, дзвінки й відеоконференції, скориставшись кейсами.

Якщо ваша команда велика й різноманітна, при цьому відслідковується чіткий розподіл задач, скористайтесь функцією вибору ролей: до прикладу, хтось може модерувати запити, а хтось – адмініструвати організаційні питання.

Що стосується благодійності, CiviCRM імплементував функцію внесків, яка дозволяє простежувати всі деталі платежу. До того ж, якщо куратор проєкту встановлює максимальну суму в грошовому еквіваленті, він може запропонувати інвесторові мотиваційний подарунок-подяку. 

Програма також допускає створення й підписання петицій, що стосуються волонтерської діяльності. 

Організації, які уже користуються розширенням CiViCRM 

CiviCRM застосовує переважна більшість некомерційних організацій на теренах нашої держави. Однією із них є ССХ Україна – спільнота студентів-християн, що прагне доносити біблійні цінності до молодого покоління. На окремій вкладці сайту можна заповнити звичну анкету й підтримати певний проєкт.

Ще одним цікавим сайтом є “Ціна держави” – інтерактивна платформа, що дозволяє зрозуміти скільки і за що ви платите. Функція-заклик “Зробіть внесок” дозволяє зацікавленому інвестору підтримати команду журналістів, заповнивши просту форму.

Компанія Case Україна теж застосовує програму для отримання внесків. Легка й коротка анкета стимулює безпрецедентно позитивний досвід користувача. Все що потрібно – заповнити власні дані й ввести бажану суму для продовження транзакції.

CiviMobile від Agiliway популярна не лише в Україні, але й по всьому світу. Зокрема, платформа Apostolic Church of Pentecost уже багато років використовує це програмне забезпечення для швидкого й легкого для користувача досвіду благодійності. 

Тут все відбувається за зразком, який ми описали вище: клієнт переходить на сторінку з формою для заповнення й отримує не болючий, а навпаки, позитивний досвід пожертвування коштів. 

Висновки

As a leading project manager of CiviCRM direction in Agiliway, Maryana Cherkes claims:

“There exist organizations that specialize in psychological/material support for those in need. For instance, they help people get a job while providing some assistance with resume writing, proper preparation for an interview, and so on and so forth.
There are various establishments to help women and single moms. They provide psychological assistance to women after a maternity. These organizations have a base of potential jobs, courses, babysitters, everything and everyone needed to let a young mom start with her new work.

CiviCRM is a smart solution for this very type of organizations”

CiViCRM і її розширення CiviMobile від Agiliway на українському й іноземному ринках стали топ-рішенням для багатьох некомерційних організацій. Адміністратор проєкту може виконувати безліч операцій за лічені секунди й оперувати великими масивами даних у декілька кліків. Широкий автоматизований функціонал програми значно полегшує управління задачами й волонтерами, залишаючи більше вільного часу для особистих завдань.